【法律专栏】专精特新企业如何高效回收账款？

及时进行证据固定，一方面可以防止因时间流逝导致证据灭失、难以收集的情况出现，另一方面也可以为后续诸多催收行为提供充分的书面依据。涉及应收账款交易的证据固定，应当着重围绕“证明欠款事实”来搜集与固定。当缺乏前述举例的书面证据时，应立即进行制作或采取其他方式来补强，如整理双方其他沟通资料，搜集收发货过程中的其他单据，必要时进行电话沟通并录音，或者签订延期付款的补充协议等。

买卖合同交易过程中，会产生以下类型的书面证据，都应当进行固定备份：买卖合同、送货单/收货单、对账单/结算单、付款凭证、增值税发票、往来邮件、书面函件、微信聊天记录等。

服务合同则相对复杂，实践中在服务质量、付款条件、违约事实的认定等方面存在诸多争议，处理标准并不统一。依照我国《民法典》相关规定，服务质量有约定的应当按照约定，按照约定不能确定的协议补充，仍不能确定的按照交易习惯、国家标准、行业标准、通常标准以及符合合同目的的特定标准履行。因此， 作为服务提供方的企业，首先需要注意留存关于服务质量约定的书面证据，包括合同条款、项目备忘录、合同签订过程中的和项目进行中的相关沟通记录等；为了确保服务质量问题后续无争议，还应当关注此类服务的国家标准、行业标准、通常标准。对于比较新型的服务领域，若当事人的约定不明且缺乏明确的标准化规范，没有可参照的客观标准，也不能机械适用常见服务合同领域的惯例。此时，首先需要对双方订立合同的主观预期或合同目的按照《民法典》的规定进行解释。《民法典》第142条第一款规定：“有相对人的意思表示的解释，应当按照所使用的词句，结合相关条款、行为的性质和目的、习惯以及诚信原则，确定意思表示的含义。”第466条第一款也规定：“当事人对合同条款的理解有争议的，应当依据本法第一百四十二条第一款的规定，确定争议条款的含义。”因此，服务提供方应当注意搜集和保存其“服务质量符合服务接收方的主观预期或者能够达到合同目的”的相关说明材料，例如合同签订的背景、项目起源等。同时，由于服务合同的履行不确定因素较多，履行中的变更较为常见，对于已经履行完毕、催要账款的服务提供方来说，应主动留存和提供证据，证明这些变更对于实现合同目的的必要性和影响程度，从而掌握主动权，加速回款进程。

不论是货物还是服务的提供方，在固定证据的同时，最应关注的问题是诉讼时效。依据《民法典》规定，普通诉讼时效是三年，如果在诉讼时效内债权人不主张债权，债权人超过了诉讼时效再提起诉讼，其诉讼请求将不会得到法院的支持。《最高人民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定（2020修正）》第八条对《民法典》第195条规定的导致诉讼时效中断的“权利人向义务人提出履行请求”进行了具体列举：“（一）当事人一方直接向对方当事人送交主张权利文书，对方当事人在文书上签名、盖章、按指印或者虽未签名、盖章、按指印但能够以其他方式证明该文书到达对方当事人的；（二）当事人一方以发送信件或者数据电文方式主张权利，信件或者数据电文到达或者应当到达对方当事人的；（三）当事人一方为金融机构，依照法律规定或者当事人约定从对方当事人账户中扣收欠款本息的；（四）当事人一方下落不明，对方当事人在国家级或者下落不明的当事人一方住所地的省级有影响的媒体上刊登具有主张权利内容的公告的，但法律和司法解释另有特别规定的，适用其规定。前款第（一）项情形中，对方当事人为法人或者其他组织的，签收人可以是其法定代表人、主要负责人、负责收发信件的部门或者被授权主体；对方当事人为自然人的，签收人可以是自然人本人、同住的具有完全行为能力的亲属或者被授权主体。”该规定第九条规定：“权利人对同一债权中的部分债权主张权利，诉讼时效中断的效力及于剩余债权，但权利人明确表示放弃剩余债权的情形除外。”第十一条规定：“下列事项之一，人民法院应当认定与提起诉讼具有同等诉讼时效中断的效力：（一）申请支付令；（二）申请破产、申报破产债权；（三）为主张权利而申请宣告义务人失踪或死亡；（四）申请诉前财产保全、诉前临时禁令等诉前措施；（五）申请强制执行；（六）申请追加当事人或者被通知参加诉讼；（七）在诉讼中主张抵销；（八）其他与提起诉讼具有同等诉讼时效中断效力的事项。”

以上规定中的主张权利文书，常常以催收函的形式出现。追款方应该多给债务人发出书面催收函件并尽量说服债务人签收确认，并尽可能让债务人写书面的欠条或还款计划。这样，既达到诉讼时效中断的目的，又为诉讼准备了充足的证据。而对于已经超过了诉讼时效的应收款，力争和债务人达成新的协议或者让债务人出具新的还款条，以形成新的债权债务关系。
    追款时，对债务人的资产状况通过各种方式、手段摸清、排查，必不可少。在此基础上，可要求债务人提供抵押物、质押物、保证函等形式的担保。

支付令也是方便快捷的追款工具。对于债权债务关系明确，没有其他债务纠纷的，债权人可以不经起诉而直接向法院申请支付令。法院向债务人发出督促还债的支付令后，如果15天内债务人不提出异议又不履行，债权人可以申请法院强制执行。

对企业来说，对应收账款的管理，简单且通行的模式是：业务员或销售人员负责签单与催收，财务人员负责统计与汇报，法务或综合管理人员进行简单的催收，无果便委托律师提起诉讼。这样的模式随着企业业务规模的扩大、经营年限的增长，风险也日益加大，例如人员流动造成债权失去跟踪、债权统计远落后于交付导致证据灭失、时效经过等。因此，在企业日常的管理和考核中，应当特别注意对应收款事项方面，做到责任人、职责明确，数据统计及时完整，监督执行、工作中期通报和结果通报的流程规定全面可行，还应对担负催收工作的业务员进行利益激励和考核。为了将回款风险将至最低，还可建立内部的客户信用评级体系或订单评审机制，根据客户的资金实力、信用水平等约定不同的付款条件。